Arcane Automated: een revolutionair planningsysteem

Van handmatige planning naar slimme automatisering

In 2022 stonden we voor een enorme uitdaging. Met een planning die een jaar vooruit liep en een systeem dat elke installatie direct inplande, raakten we in de problemen wanneer installatieteams uitvielen. De rigide planning liet weinig ruimte voor flexibiliteit en aanpassingen.

"We wilden een volledig geautomatiseerde planning maken die een beperkte periode plant, zodat we altijd flexibel blijven bij uitval," legt Thomas van Maanen uit, die als Product Owner nauw betrokken was bij het project. "Het systeem moest rekening houden met de skills van monteurs en teams, en zelfs met het uitvoerniveau. Een team dat ergens goed in is, heeft immers minder tijd nodig dan een team dat minder ervaring heeft met een bepaalde klus."

Voor de optimalisatie van onze planning gebruikt Arcane geavanceerde wiskundige modellen via glpsol, een krachtige tool voor lineair programmeren. Hiermee berekenen we in enkele seconden de optimale combinaties uit duizenden mogelijkheden van opdrachten en beschikbare teams. Deze wiskundige benadering zorgt ervoor dat we met zekerheid de meest efficiënte routes en tijdsindelingen vinden.

In slechts enkele weken sinds de livegang heeft het systeem al ruim 2,5 miljoen combinaties berekend. Deze enorme dataset vormt nu al een waardevolle basis voor het bouwen van voorspellende modellen en geavanceerde data-analyses. Hiermee kunnen we patronen identificeren, verdere optimalisaties doorvoeren en zelfs voorspellingen maken over toekomstige capaciteitsbehoeften en planningsuitdagingen.

Transparantie als kernwaarde

Een van de belangrijkste uitgangspunten bij de ontwikkeling was transparantie. Thomas: "Als je kijkt naar systemen die we eerder hebben ontwikkeld, was het debuggen daarvan echt een pijn. De planners begrepen het niet en het kostte veel tijd om problemen te ontdekken."

Met Arcane hebben planners alle tools om te begrijpen waarom bepaalde keuzes worden gemaakt. Dit heeft geleid tot een zachte landing bij de implementatie en veel begrip en ondersteuning vanuit de gebruikers.

Naadloze samenwerking tussen techniek en operaties

Een sleutel tot het succes van Arcane was de nauwe samenwerking tussen de ontwikkelaars en de planningsafdeling. "We zijn letterlijk twee dagen per week bij elkaar aan een eiland gaan zitten om aan dit project te werken," vertelt Thomas. "Zo konden we direct feedback vragen, zien waar planners dagelijks tegenaan lopen, en bouwen wat ze echt nodig hebben."

"Als developer leer je zo hoe eindgebruikers omgaan met het systeem dat je bouwt," vult Maarten aan. "Je hebt een kort lijntje voor feedback en kunt aanpassingen snel doorvoeren."

Efficiënter, sneller en duurzamer

Nu Arcane Automated live is, zien we al direct de positieve effecten:

• Kortere wachttijden: De tijd tussen aanschaf en installatie is verkort
• Minder gereden kilometers: Teams rijden niet onnodig naar de andere kant van Nederland
• CO2-reductie: Minder kilometers betekent minder uitstoot
• Efficiëntere planning: Teams kunnen zich focussen op waar ze goed in zijn

"Het is super gaaf om te zien dat het systeem tot een goede planning komt die goed aansluit," zegt Maarten enthousiast. "Je ziet de besparing in kilometers en een efficiëntere planning op een dag. Dat heeft niet alleen positieve impact op Zonneplan, maar draagt ook bij aan onze duurzaamheidsdoelstellingen door CO2-uitstoot te verminderen."

Werken aan producten bij Zonneplan door diepgaande domeinkennis

Een van de grote voordelen van werken aan producten bij een bedrijf als Zonneplan is de diepgaande domeinkennis die je opbouwt. "Bij een productbedrijf als Zonneplan raak je volledig ondergedompeld in het domein," legt Thomas uit. "Je bouwt niet alleen technische oplossingen, maar je begrijpt ook écht de business en de gebruikers. Die kennis bouw je jaar na jaar verder op."

Maarten voegt hieraan toe: "Wat zo waardevol is aan werken bij een productbedrijf, is dat je de impact van je werk direct ziet. Ik begrijp nu niet alleen de code die ik schrijf, maar ook hoe installatieteams werken, wat planners nodig hebben, en hoe klanten reageren op onze processen. Die volledige context maakt het werk zoveel bevredigender."

Deze diepgaande domeinkennis stelt het team in staat om steeds betere oplossingen te bouwen die perfect aansluiten op de behoeften van alle stakeholders van installateurs tot klanten.

De toekomst van Arcane

Hoewel Arcane Automated nu volledig operationeel is, ontstaat er al een roadmap. Thomas: "We kunnen nog uitbreiden naar zakelijke installatieplanning, slimmere bufferberekening op basis van teamresultaten, en automatische planning voor hoge-prioriteitsopdrachten."

De komende periode zal het team data verzamelen over hoe de planning eruitziet en deze gebruiken om het systeem verder te verbeteren. "We hebben vanaf dag één rekening gehouden met het verzamelen van goede data," legt Maarten uit. "Dit is waardevol voor ons om de planning te verbeteren, maar ook om aan stakeholders uit te leggen waarom bepaalde keuzes worden gemaakt en het planning-systeem geen blackbox is en wordt."